SpoudPlattform für Außendienstbetrieb und Arbeitsnachweis
Die Plattform für Außendienstbetrieb, die Aufgaben, Besuche und Arbeitsnachweise eines Teams nachvollziehbar festhält.
Spoud ist dafür gebaut, Außendienstarbeit nachweisbar zu steuern: Aufgaben werden zugewiesen, Besuche gestartet und beendet, die Arbeit wird mit Fotos, Formularen und Unterschriften dokumentiert. In der Leitung ist auf einem Bildschirm sichtbar, welche Arbeit wann, wo und von wem erledigt wurde.
Die Standorterfassung ist auf die vom Unternehmen festgelegten Arbeitszeiten beschränkt, und Mitarbeitende sehen auf dem Bildschirm „Ihre Daten“ in der App, was erfasst wird. Ziel ist nicht die Überwachung von Personen, sondern der Nachweis der Arbeit gegenüber Kunden und Prüfern.
Funktionen
Privatsphäre der Mitarbeitenden und Datenschutz
Bei einer Außendienst-App fragt man zuerst, was wann und von wem gesehen wird, und erst dann nach Funktionen. Hier die Antworten.
- Wann der Standort erfasst wird
- Nur im vom Unternehmen festgelegten Arbeitszeitprofil (Tage, Zeitraum, Pausen). Ohne Profil keine Standorterfassung. Das Gerätestatus-Signal, das bei geöffneter App gesendet wird, enthält auch den zuletzt bekannten Standort.
- Woran Mitarbeitende es erkennen
- Während der Erfassung erscheint die dauerhafte Benachrichtigung „Außendienst-Erfassung aktiv“. Der Bildschirm „Ihre Daten“ zeigt die aktiven Datenarten, die Erfassungstage und -zeiten sowie den Status der Berechtigungen.
- Wer es sehen kann
- Live-Karte, Standortverlauf und Export sind getrennte Berechtigungen. Der sichtbare Bereich je Führungskraft (eigenes Team, Niederlassung oder ganzes Unternehmen) wird gesondert festgelegt; Telefonnummern erscheinen maskiert.
- Was erfasst werden kann
- Standort, Aufgabenfotos und Unterschriften, Besuchsort, Gerätestatus. Wenn das Unternehmen es aktiviert: Anrufprotokoll und SMS-Metadaten; SMS-Inhalte erfordern eine eigene Berechtigung und sind standardmäßig aus. Das Unternehmen entscheidet, welche Arten aktiv sind.
- Wie lange gespeichert wird
- Das Unternehmen legt die Aufbewahrung je Datenart fest; danach werden Einträge gelöscht, anonymisiert oder archiviert. Auf dem Telefon gesammelte Daten werden innerhalb von 30 Tagen bereinigt.
- Rechte der Mitarbeitenden
- Mitarbeitende können ihre Daten aus der App exportieren und dort Auskunft, Berichtigung oder Löschung beantragen. Verantwortlich ist der Arbeitgeber, der den Antrag bearbeitet.
Fallstudien
Screenshots
Mobile App
Häufige Fragen
Wird der Standort der Mitarbeitenden ständig verfolgt?+
Nein. Der Standort wird nur innerhalb des zugewiesenen Arbeitszeitprofils (Tage, Beginn und Ende, Pausen) erfasst; ohne Profil findet keine Standorterfassung statt. Während der Erfassung zeigt das Telefon eine dauerhafte Benachrichtigung.
Wie wird die Arbeit nachgewiesen?+
Beim Abschluss einer Aufgabe werden Fotos, ein Formular und bei Bedarf die Kundenunterschrift erfasst und zusammen mit Beginn- und Endort des Besuchs bei der Aufgabe gespeichert.
Wie werden Teams informiert?+
Über Benachrichtigungen in der App und per E-Mail. Zuweisungen und Änderungen erreichen sofort die richtige Person.
Weitere Produkte
Was kann Spoud für Sie tun?
Planen wir den gesamten Ablauf gemeinsam – von der Installation bis zur Integration.