Spoud — Plattform für Außendienstbetrieb und Arbeitsnachweis

Spoud wurde dafür gebaut, Außendienstarbeit nachweisbar zu steuern: Aufgaben werden zugewiesen, Besuche gestartet und beendet, die Arbeit wird mit Fotos, Checklisten, Kundenunterschrift und Kundenbestätigung dokumentiert. Auf der Managementseite ist auf einem Bildschirm sichtbar, welche Arbeit wann, wo und von wem erledigt wurde.

Auch das Telefon gehört in denselben Datensatz: Wenn das Unternehmen es aktiviert, werden ein- und ausgehende sowie verpasste Anrufe auf der Firmenleitung dem Kundendatensatz zugeordnet, nach dem Gespräch wird eine kurze Notiz erfasst. Anrufe ohne Rückruf gehen tagsüber an die zuständige Person und am Tagesende als Liste an die Führungskraft; kein Kunde gerät in Vergessenheit.

Die Standorterfassung ist auf die vom Unternehmen festgelegten Arbeitszeiten beschränkt, und Mitarbeitende sehen auf dem Bildschirm „Ihre Daten“ in der App, was erfasst wird. Ziel ist nicht die Überwachung von Personen, sondern der Nachweis der Arbeit gegenüber Kunden und Prüfern.

Funktionen

AufgabenvergabeVerteilung nach Team und Person, mit Priorität und Termin.

BesuchserfassungBeginn und Ende des Besuchs, Dauer und Entfernung zum Ziel werden erfasst; der Besuch wird anhand von Bedingungen verifiziert oder manuell bestätigt.

Nachweis der ErledigungNachweis der Arbeit mit Fotos, Checklisten, Kundenunterschrift und Kundenbestätigung.

Standort im DienstDer Standort wird nur in festgelegten Arbeitszeiten erfasst; der Routenverlauf erfordert eine eigene Berechtigung.

Betriebliche TransparenzEin Dashboard für das heute im Feld tätige Team, Besuche, offene und überfällige Aufgaben, kritische Warnungen, Gerätezustand und unbeantwortete Anrufe.

BerichteBetriebsberichte nach Tag, Woche und Standort; jeder Export wird protokolliert.

Anrufprotokoll und GesprächsnotizEin- und ausgehende sowie verpasste Anrufe auf der Firmenleitung werden automatisch dem Kundendatensatz zugeordnet; nach dem Gespräch öffnet sich eine kurze Notizmaske, Thema und Zusage werden in der Kundenhistorie festgehalten.

Kennzahlen mit KontextMitarbeitende im Feld, Besuche und erledigte Arbeiten im Vergleich zum Vortag, mit Mini-Balken der letzten 7 Tage.

Schnelle Navigation und neue AufgabeCtrl K durchsucht und öffnet alle Bildschirme und häufige Aktionen; die Schaltfläche „Neue Aufgabe“ in der oberen Leiste öffnet das Formular von jedem Bildschirm aus.

Offene RückrufeVerpasste Anrufe ohne Rückruf gehen tagsüber an die zuständige Person und am Tagesende als Liste an die Führungskraft; im Dashboard erscheinen sie als eigene Kennzahl.

Smartphone-taugliches PanelAuf schmalen Bildschirmen marineblaue obere Leiste und untere Navigation mit 5 Reitern; am Desktop sitzt das Menü seitlich oder als obere Leiste, pro Benutzer gespeichert.

Sichere AnmeldungAnmeldebildschirm in 5 Sprachen (TR, EN, FR, ES, ZH) und Zwei-Faktor-Authentifizierung; der Code wird nach Eingabe der 6 Ziffern automatisch gesendet.

Privatsphäre der Mitarbeitenden und Datenschutz

Bei einer Außendienst-App fragt man zuerst, was wann und von wem gesehen wird, und erst dann nach Funktionen. Hier die Antworten.

Wann der Standort erfasst wird: Nur im vom Unternehmen festgelegten Arbeitszeitprofil (Tage, Zeitraum, Pausen). Ohne Profil keine Standorterfassung. Das Gerätestatus-Signal, das bei geöffneter App gesendet wird, enthält auch den zuletzt bekannten Standort.
Woran Mitarbeitende es erkennen: Während der Erfassung erscheint die dauerhafte Benachrichtigung „Außendienst-Erfassung aktiv“. Der Bildschirm „Ihre Daten“ zeigt die aktiven Datenarten, die Erfassungstage und -zeiten sowie den Status der Berechtigungen.
Wer es sehen kann: Live-Karte, Standortverlauf und Export sind getrennte Berechtigungen. Der Bereich, den jede Führungskraft sehen darf (eigenes Team, Niederlassung oder ganzes Unternehmen), wird gesondert festgelegt; Telefonnummern werden je nach Berechtigung maskiert.
Was erfasst werden kann: Standort, Aufgabenfotos und Unterschriften, Besuchsort, Gerätestatus. Wenn das Unternehmen es aktiviert: Anrufprotokoll und SMS-Metadaten; SMS-Inhalte erfordern eine eigene Berechtigung und sind standardmäßig aus. Das Unternehmen entscheidet, welche Arten aktiv sind.
Wie lange gespeichert wird: Die Organisation legt die Aufbewahrung je Datentyp fest; nach Ablauf werden Datensätze gelöscht, anonymisiert oder archiviert. Auf dem Telefon gesammelte Daten werden standardmäßig innerhalb von 30 Tagen gelöscht; die Organisation kann diese Frist ändern.
Rechte der Mitarbeitenden: Mitarbeitende können ihre Daten aus der App exportieren und dort Auskunft, Berichtigung oder Löschung beantragen. Verantwortlich ist der Arbeitgeber, der den Antrag bearbeitet.

Fallstudien

Referenzen

SpoudAußendienstArbeit vor Ort ist sichtbar, ohne nachzutelefonierenAußendienststeuerung, bei der Aufträge aufs Telefon der Techniker gehen, Arbeit mit Foto und Standort belegt wird und Kundenanrufe mit Notiz und Nachverfolgung erfasst werden.Fallstudie lesen SpoudTechnischer SupportÜber 100 Supportgespräche am Tag – jetzt erfasst und mit VerantwortlichemEin Tracking-System, in dem ein- und ausgehende Anrufe auf den Firmentelefonen des Supports automatisch dem Kunden zugeordnet, nach jedem Gespräch kurz notiert und nicht zurückgerufene Anrufe am Tagesende aufgelistet werden.Fallstudie lesen

Screenshots

Spoud — Standortverifizierte Besuche — Standortverifizierte Besuche

Mobile App

Spoud — Technischer Service — Technischer Service

Häufige Fragen

Wird der Standort der Mitarbeitenden ständig verfolgt?

Nein. Der Standort wird nur innerhalb des zugewiesenen Arbeitszeitprofils (Tage, Beginn und Ende, Pausen) erfasst; ohne Profil findet keine Standorterfassung statt. Während der Erfassung zeigt das Telefon eine dauerhafte Benachrichtigung.

Wie wird die Arbeit nachgewiesen?

Beim Abschluss einer Aufgabe werden Fotos, eine Checkliste und bei Bedarf die Unterschrift oder Bestätigung des Kunden aufgenommen und mit Start- und Endstandort des Besuchs in der Aufgabe gespeichert.

Wie werden Kundenanrufe verfolgt?

Wenn das Unternehmen das Anrufprotokoll aktiviert, landen ein- und ausgehende sowie verpasste Anrufe des Firmentelefons in Spoud, und die Nummer wird dem Kundendatensatz zugeordnet. Nach dem Gespräch wird eine kurze Notiz erfasst; Anrufe ohne Rückruf gehen tagsüber an die zuständige Person und am Tagesende als Liste an die Führungskraft.

Wie werden Teams informiert?

Über Benachrichtigungen in der App und per E-Mail. Zuweisungen und Änderungen erreichen sofort die richtige Person.

Weitere Produkte

Was kann Spoud für Sie tun?

Planen wir den gesamten Ablauf gemeinsam – von der Installation bis zur Integration.

Gespräch anfragen Alle Produkte