Yazılım yaptırmak, çoğu şirketin birkaç yılda bir verdiği bir karar. Bu yüzden teklif toplarken neye bakılacağı genellikle net değildir ve karşılaştırma fiyata ve takvime sıkışır. Oysa projenin başarısını belirleyen şeylerin çoğu teklif belgesinde yazmaz; ilk görüşmede sorulan sorulara verilen cevaplarda ortaya çıkar.
Aşağıdaki on soru, kendi tarafımızda müşterilerin bize sorduğu ve sorduklarında projenin daha sağlıklı başladığını gördüğümüz sorulardır. Her birinin altında iyi bir cevabın neye benzediğini ve hangi cevabın uyarı işareti olduğunu yazdık.
1. Kaynak kod kimin olacak?
Özel geliştirilen bir yazılımın kaynak kodu sözleşmede açıkça size devredilmeli. Kod sizde değilse, firmayla yollarınız ayrıldığında yazılımı başka biriyle geliştirmeye devam edemezsiniz.
İyi cevap: “Kaynak kod, proje bitiminde ve ara teslimlerde size teslim edilir; depo sizin hesabınızda tutulabilir.” Uyarı işareti: “Kod bizde kalır, size kullanım lisansı veririz.” Bu, hazır bir ürün satın alıyorsanız normaldir; özel geliştirmede değildir.
2. İşe başlamadan önce keşif aşaması var mı?
İyi bir firma, ihtiyacı anlamadan fiyat ve takvim vermez. Keşif aşamasında süreçler, kullanıcılar, entegre olunacak sistemler ve kapsam dışı kalacak konular yazıya dökülür.
Uyarı işareti: İlk görüşmenin sonunda kesin bir fiyat verilmesi. Bu fiyat ya çok yüksek bir güvenlik payı içerir ya da proje ilerledikçe “kapsam dışı” faturalarıyla büyür.
3. Benzer bir işi daha önce yaptınız mı, görebilir miyiz?
Referans listesi değil, çalışan bir sistem görmek isteyin. Mümkünse o projenin müşterisiyle kısa bir telefon görüşmesi yapın.
İyi cevap: Benzer bir projenin ekranlarını gösterip neyin zor olduğunu anlatabilmek. Hiç yapılmamış bir işse bunu açıkça söylemek ve riski nasıl yöneteceğini anlatmak da iyi bir cevaptır.
4. Projede kimler çalışacak?
Satış görüşmesine gelen kişiyle projeyi yazan kişi farklı olabilir; bu normaldir. Ama projede kimin çalışacağını, kimin sizin muhatabınız olacağını ve bu kişilerin projeye ne kadar zaman ayıracağını bilmelisiniz.
Uyarı işareti: “Ekibimiz geniş, ihtiyaca göre atarız.” Kimin çalışacağı belli değilse kimin sorumlu olduğu da belli değildir.
5. Ara teslimler nasıl olacak?
Altı ay sonra tek seferde teslim edilen yazılım, genellikle altı ay önceki ihtiyacı karşılar. İki-dört haftalık aralıklarla çalışan bir sürümün size gösterilmesi, yanlış anlaşılmaların erken yakalanmasını sağlar.
İyi cevap: “Her iki haftada bir test ortamında çalışan sürüm görürsünüz; geri bildiriminiz bir sonraki döneme girer.”
6. Test nasıl yapılıyor?
Yazılımı kullanıcıya ilk deneten firma, testi müşteriye yaptırıyor demektir. Otomatik testlerin, test ortamının ve sürüm öncesi kontrol listesinin olup olmadığını sorun.
7. Mevcut sistemlerimizle nasıl konuşacak?
ERP, muhasebe, e-ticaret ya da makineler… Yeni yazılımın hangi sistemle hangi yöntemle veri alışverişi yapacağı, projenin en çok sürpriz çıkaran kısmıdır.
İyi cevap: “ERP’nizin sürümünü ve erişim yöntemini keşifte doğrularız; yöntem test ortamında çalışmazsa işe başlamadan söyleriz.” Uyarı işareti: “Her sistemle entegre oluruz.” Hiçbir firma her sistemi tanımaz; önemli olan bilinmeyeni nasıl doğruladığıdır.
8. Canlıya geçtikten sonra ne olacak?
Bakım, hata düzeltme ve küçük geliştirmelerin nasıl ücretlendirileceği, hata bildiriminde yanıt süresinin ne olduğu ve sunucunun kimde duracağı baştan konuşulmalı.
9. Verilerimiz nerede ve kimin erişiminde olacak?
Kişisel veri işleyen bir yazılımda KVKK yükümlülükleri sizde de devam eder. Verinin hangi sunucuda, hangi ülkede tutulacağı, yedeklemenin nasıl yapılacağı ve firmanın verinize ne zaman eriştiği yazılı olmalı.
10. Yollarımız ayrılırsa ne olur?
Rahatsız edici ama en önemli soru. Kaynak kod, belgeler, sunucu erişimleri ve veritabanı yedeği nasıl devredilecek? Bu sorunun cevabı net olan firma, size bağımlılık değil hizmet satıyordur.
Kısaca
Fiyat ve takvim önemlidir ama karşılaştırılabilir olmaları için önce aynı kapsamı tarif etmeleri gerekir. Yukarıdaki soruların cevapları, tekliflerin gerçekten aynı şeyi anlatıp anlatmadığını da gösterir.
Bizimle görüşüyorsanız bu soruların hepsini bize de sorun. Kaynak kod, özel geliştirmede her zaman müşteriye teslim edilir.