Burak Kasap · Bella Binary ·
Muhasebe ve satın alma ekiplerinin gününün önemli bir kısmı, gelen belgedeki bilgiyi ekrana yeniden yazmakla geçer: tedarikçi, tarih, belge numarası, kalemler, tutarlar, KDV. İş sıkıcıdır ve hata üretir; bir hane kayması ay sonunda saatlerce aranır. Bu işin otomatikleştirilebileceği doğru, ama “yapay zekâ faturayı okur” cümlesi gerçeğin yalnızca bir kısmını anlatır.
Önce belgenin türüne bakın
e-Fatura ve e-İrsaliye: zaten veri
Türkiye’de e-Fatura ve e-İrsaliye, arka planda yapılandırılmış bir veri dosyasıdır (UBL-TR biçiminde XML). Ekranda gördüğünüz görüntü bu verinin yalnızca gösterimidir. Yani tedarikçi, kalemler ve tutarlar zaten alan alan ayrılmış olarak elinizdedir. Bu belgeler için OCR ya da yapay zekâ kullanmak, elinizdeki temiz veriyi fotoğraflayıp yeniden okumaya benzer. Doğru yol, entegratörden ya da ERP’den XML’i alıp doğrudan işlemektir.
Burada asıl iş okumak değil eşleştirmektir: tedarikçinin ürün kodunu sizin stok kodunuza, faturayı siparişe ve irsaliyeye bağlamak.
PDF belgeler
Yurt dışı tedarikçi faturaları, proforma, e-Arşiv çıktıları gibi belgeler çoğunlukla PDF gelir. Dijital üretilmiş PDF’lerde metin dosyanın içindedir; karakter tanıma gerekmez, zorluk hangi metnin hangi alan olduğunu bulmaktır.
Taranmış ve fotoğraflanmış belgeler
Kâğıt irsaliye, kaşeli teslim tutanağı, telefonla çekilmiş fiş. Burada önce karakter tanıma (OCR) yapılır, sonra alanlar çıkarılır. Görüntü kalitesi sonucu doğrudan etkiler: eğik, buruşuk ya da soluk belgede hata oranı yükselir.
Yapay zekâ nerede işe yarar?
Eski yöntemde her tedarikçinin fatura düzeni için ayrı bir şablon tanımlanırdı; tedarikçi düzeni değiştirince şablon bozulurdu. Güncel yapay zekâ modelleri belgeyi düzenine bağlı kalmadan yorumlayabilir: “toplam tutar” alanını, sayfanın neresinde ve hangi dilde yazılmış olursa olsun bulabilir. Bu, çok sayıda farklı tedarikçiyle çalışan işletmelerde şablon bakım yükünü belirgin biçimde azaltır.
Ama model yanılabilir ve yanıldığında bunu belli etmez. Bu yüzden çıkarılan veri doğrudan ERP’ye yazılmaz.
Doğrulama: işin asıl kısmı
Okunan her belge, kayıt olmadan önce kurallardan geçer:
- Aritmetik kontrol: kalem tutarlarının toplamı ara toplamı, ara toplam ile KDV genel toplamı veriyor mu?
- Kimlik kontrolü: vergi numarası biçim olarak geçerli mi ve cari kartlardaki bir tedarikçiyle eşleşiyor mu?
- Mükerrer kontrolü: aynı tedarikçiden aynı belge numarası daha önce girilmiş mi?
- Sipariş eşleştirmesi: fatura bir satın alma siparişine bağlanıyor mu; miktar ve fiyat siparişle ve teslim alınanla uyumlu mu?
- Tarih ve para birimi: tarih mantıklı aralıkta mı, para birimi tedarikçiyle tutarlı mı?
Kuralların hepsinden geçen belge otomatik kayda gider. Herhangi birine takılan belge bir onay kuyruğuna düşer; görevli belgenin görüntüsünü ve okunan alanları yan yana görür, düzeltir ve onaylar. İnsan devreden çıkmaz, yalnızca istisnalara bakar.
Gerçekçi beklenti
| Belge türü | Yöntem | Beklenti |
|---|---|---|
| e-Fatura / e-İrsaliye | XML doğrudan işlenir | Okuma hatası olmaz; iş eşleştirmededir |
| Dijital PDF | Metin çıkarma + yapay zekâ ile alan bulma | Çoğu belge otomatik, istisnalar onaya |
| Taranmış / fotoğraf | OCR + yapay zekâ | Görüntü kalitesine bağlı; onay oranı daha yüksek |
| El yazısı | OCR + yapay zekâ | Her zaman insan onayıyla |
Hangi oranda belgenin otomatik geçeceği sizin belge karışımınıza bağlıdır. Bu oran tahmin edilmez, kendi belgelerinizden bir örnek kümeyle ölçülür.
Nasıl başlanır?
- Son birkaç ayın belgelerini türe göre sayın: ne kadarı e-Fatura, ne kadarı PDF, ne kadarı kâğıt?
- e-Belgeler için XML işleme ve eşleştirmeyi kurun; en büyük kazanç çoğu zaman buradadır.
- PDF ve taranmış belgeler için en çok belge gelen tedarikçilerden bir örnek kümeyle deneme yapın.
- Doğrulama kurallarını ve onay ekranını okuma kadar önemseyin.
- ERP’ye yazımı ERP’nin resmî arayüzünden yapın; arayüz yoksa seçenekler vardır.
Sonuç
Belgeden veri okuma artık olgun bir teknolojidir, ama değeri okuma doğruluğundan çok, etrafına kurulan doğrulama ve onay akışından gelir. e-Fatura ve e-İrsaliyede yapay zekâya gerek yoktur; PDF ve kâğıtta ise yapay zekâ elle girişin büyük bölümünü kaldırır, kalan istisnaları insana bırakır. Bu tür işleri veri işleme çözümlerimiz kapsamında kuruyoruz.
Size ayda gelen belgelerin ne kadarı e-Fatura, ne kadarı PDF ya da kâğıt? Yaklaşık dağılımı yazın, nereden başlamanın en çok kazandıracağını birlikte çıkaralım.