Sipariş sayısı günde birkaç taneyken e-ticaret sitesinden ya da pazaryerinden gelen siparişi ERP’ye elle girmek sorun değildir. Sipariş sayısı arttıkça bu iş bir kişinin gününü doldurur, yoğun dönemlerde birikir ve hata üretmeye başlar: yanlış ürün kodu, atlanmış sipariş, iki kez düşülmüş stok.
Otomatik aktarım bu işi kaldırır. Ama “siparişi ERP’ye yazmak” teknik olarak işin en kolay kısmıdır; asıl iş öncesinde ve sonrasında yapılanlardadır. Aşağıdaki adımlar Logo, Mikro, Netsis ya da SAP Business One fark etmeksizin aynıdır.
1. Verinin akış yönünü yazıya dökün
İlk soru: hangi veri hangi yönde akacak?
- Sipariş: e-ticaret / pazaryeri → ERP
- Stok miktarı: ERP → e-ticaret / pazaryeri
- Fiyat: genellikle ERP → satış kanalları (bazı şirketlerde tersi)
- Kargo ve fatura durumu: ERP → satış kanalları
Her veri için “asıl kaynak” tek olmalı. Fiyat hem ERP’de hem pazaryeri panelinde değiştiriliyorsa, hangisinin geçerli olduğu entegrasyondan önce karara bağlanmalı.
2. Kod eşleştirmesini baştan çözün
Entegrasyonu en çok geciktiren konu teknik değil, veri konusudur: e-ticaret sitesindeki ürün kodu ile ERP’deki stok kodu çoğu zaman aynı değildir. Varyantlı ürünlerde (beden, renk) bu fark daha da büyür.
İki yol var:
- Ortak kod: ERP stok kodu e-ticaret tarafında da kullanılır. En temiz yol, ama mevcut ürünlerin kodlarını değiştirmek gerekebilir.
- Eşleştirme tablosu: Her kanaldaki kodun ERP karşılığı bir tabloda tutulur. Daha esnek, ama tablonun bakımı birinin işi olur.
Aynı soru cariler için de geçerli: her internet müşterisi için ERP’de ayrı cari mi açılacak, yoksa kanal bazında tek bir “internet satışları” carisi mi kullanılacak? Bu, muhasebe ekibinizin vereceği bir karardır.
3. Doğru yazma yöntemini seçin
Siparişi ERP’ye yazarken ERP’nin kendi kurallarını çalıştıran resmî bir arayüz kullanılmalı: Logo’da Logo Objects ya da REST servisleri, SAP Business One’da Service Layer, diğerlerinde üreticinin sunduğu servis ya da içe aktarım.
Veritabanı tablosuna doğrudan yazmak hızlı görünür ama ERP’nin hesapladığı toplamları ve bağlı kayıtları atlar; sorun genellikle aylar sonra mutabakatta ortaya çıkar. Her ERP için yöntemleri entegrasyon rehberlerimizde ayrıntılı anlattık.
4. Hata kuyruğu kurun — sessiz kayıp olmasın
Her entegrasyon er geç aktaramayacağı bir kayıtla karşılaşır: eşleşmeyen ürün kodu, kapalı bir cari, ERP’nin bakımda olduğu bir saat. Bu durumda sipariş sessizce kaybolmamalı.
İyi bir entegrasyonda:
- Aktarılamayan sipariş bir hata kuyruğuna düşer ve nedeniyle birlikte görünür.
- İlgili kişiye bildirim gider (“Ürün kodu ABC-12 ERP’de yok”).
- Sorun düzeltildiğinde tek tıkla yeniden denenir.
- Geçici hatalarda (bağlantı kopması) otomatik yeniden deneme yapılır.
5. Stok yayınını sipariş aktarımından ayrı düşünün
Sipariş aktarımı genellikle dakikalar içinde yapılır. Stok yayını ise daha hassastır: ERP’deki stok, satış kanalına geç yansırsa olmayan ürün satılır.
Pratik öneriler:
- Stok kanallara düzenli aralıklarla ve değişen ürünler için gönderilir; her seferinde tüm katalog gönderilmez.
- Her kanala güvenlik payı düşülmüş stok gönderilebilir (ör. ERP’de 5 adet varsa kanala 4).
- Birden çok kanaldan satış yapılıyorsa, sipariş geldiği anda diğer kanallardaki stok da düşürülmelidir.
6. Mutabakatı otomatik yapın
Her gün sonunda basit bir kontrol çalışmalı: satış kanalındaki sipariş sayısı ve tutarı ile ERP’ye aktarılanlar aynı mı? Fark varsa hangi siparişlerde? Bu kontrol, hata kuyruğunun da gözden kaçırdığı sorunları yakalar.
7. Paralel çalışarak devreye alın
İlk haftalarda elle giriş ile otomatik aktarım yan yana çalışır, sonuçlar karşılaştırılır. Mutabakat birkaç gün üst üste tuttuğunda elle giriş bırakılır. Bu yöntem, “otomatik sistem yanlış yazdı” endişesini veriyle ortadan kaldırır.
Kısaca
Sipariş entegrasyonunda sürenin büyük kısmı kod yazmaya değil, kod eşleştirmesine, hata yönetimine ve mutabakata gider. Bu üç konu baştan planlanırsa, entegrasyon birkaç hafta içinde devreye alınabilir ve yıllarca sorunsuz çalışır.
Hangi ERP’yi kullandığınızı ve siparişlerin nereden geldiğini yazın; ilk görüşmede yöntemi ve tahmini süreyi birlikte çıkaralım.